Mener kostnaden for å håndtere en kvittering kan halveres

Det begynner å bli noen år siden gründer Kent Olav Ferstad drev sushirestaurantkjede i Trøndelag og fikk den første idéen til hvordan håndteringen av kvitteringer skulle bli mer effektiv.

Nesten ti år senere er drømmen om en virkelig digital kvittering på vei mot et gjennombrudd. Men skal man lykkes med å bygge en infrastruktur der kassesystemleverandører, banker og regnskapsleverandører alle har en viktig rolle å spille, må man bare regne med at ting tar tid.

– Det har vært en høne-eller-egget-situasjon, En kvittering har en avsender (kassesystemene) og en mottaker (bankene). Vi har brukt disse årene på å bygge opp et tilstrekkelig momentum og dekning på begge sider, for at de skal være villige til å bevege seg, sier daglig leder i Receipts, Kent Olav Ferstad.

Ja takk til kvitteringer

BankShift møter ham, medgründer og strategisjef Hans Petter Hoel, samt den operative sjefen Pål André Fredriksen for få vite mer om samarbeidet med Unimicro og hvorfor selskapets kvitteringsinfrastruktur ser dagens lys hos en regnskapsleverandør.

Da BankShift omtalte Receipts første gang i fjor vår, handlet det nemlig mye om at infrastrukturen ville kunne gi folk flest muligheten til å si ja takk til alle kvitteringer i banken på samme måte som vi gjorde med e-faktura for noen år siden.

På Norway Fintech Festival i fjor sto representanter for både DNB og Bulder på scenen sammen med Receipts og nesten utfordret hverandre på hvem som skulle bli først med tilbudet.

– Det kommer, men det gjenstår fortsatt noe arbeid før vi er i mål med det tilbudet. Det har blant annet å gjøre med GDPR øker kompleksiteten når det handler om data som påvirker privatpersoner, sier Ferstad og fortsetter:

– Bankene har også vært tydelige på at det er på regnskapssiden som håndteringen av kvitteringer skaper de største smertepunktene og at det er der betalingsviljen er som størst.

Bankenes regnskapsleverandør begynner

I så måte er det heller ikke overraskende at det er bankenes egen regnskapsleverandør som er først ut med å koble seg på Receipts kvitteringsinfrastruktur. Unimicro eies jo av DNB, Sparebank 1-alliansen, Eika og Sparebanken Norge.

– Kan det påvirke interessen fra andre aktører som Tripletex, PowerOffice eller Fiken?

– Vi har vært i dialog med flere og det opplever vi ikke. Å kunne motta digitale kvitteringer er interessant for alle som driver med regnskap, sier Hans Petter Hoel.

Rådata fra kassesystemet

Her kan det være på sin plass å forklare at når Receipts snakker om digitale kvitteringer så handler det ikke om en pdf sendt på e-post, men om å hente ut rådata om en betaling fra kassesystemene og sende det i et strukturert xml-format rett inn regnskapssystemet.

Det vil kunne eliminere det meste fotografering, innskanning, opplasting og tolking av papirkvitteringer som vi i dag bruker tid på.

– Våre tidlig og ganske så grove estimater viset at det koster cirka 15 kroner å håndtere et bilag i regnskapssystemet i dag. Vi tror at vi skal klare å halvere den kostnaden for bedriften, sier Ferstad.

Det bekreftes langt på vei av Kjartan Solvi, daglig leder i Unimicro.

Kjartan Solvi Kjartan Solvi

Daglig leder i Unimicro

– Når vi kan begynne å få inn vanlige kvitteringer på samme EHF-format som vi har for fakturaer kan vi begynne å automatisere bokføringsprosessene for regnskapskontor enda mer. Når vi får 100 prosent rette data å jobbe med er jeg ikke i tvil om at vi kan halvere tiden det tar å håndtere en kvittering, sier Solvi.

Han legger til at rikere data inn i systemet også kan bidra til effektivere rapportering, for eksempel innen bærekraft.

Uventet besparingsområde

Både Receipts og Unimicro peker på en type utlegg der disse digitale kvitteringene kan gjøre en stor forskjell. Litt uventet handler det om de moderne automatiserte betalingsprosessene som har kommet som en konsekvens av den raskt voksende mengden abonnementstjenester. SaaS-tankegangens månedlige gebyr genererer ikke nødvendigvis fakturaer på samme måte som før.

- Uansett om den handler om lisenser eller digital markedsføring, så er det ikke lenger sikkert at det kommer en faktura. Det betyr at regnskapsbyråene må inn i banktransaksjonene får å finne dokumentasjon og fundere over hvilke momskode som gjelder. Jeg tror ikke alle har tatt inn over seg at dette faktisk er et voksende problem, sier Pål André Fredriksen.

Håper på full drift før årsskiftet

Unimicro har begynt med en sniklansering av Receipts-løsningen nå, og håper på å være i gang ordentlig før årsskiftet.

– Vi håper at Receipts når målet om å kunne sende tre av fire kvitteringer digitalt, rett inn i regnskapet i løpet av 2026, sier Solvi.

Da har forhåpentlig Receipts også fått på plass løsningen som gjør at privatpersoner også kan få digitale kvitteringer rett inn i mobil- eller nettbank, koblet direkte til transaksjonen på brukskontoen, og dermed eliminere den kjedelige jakten på kvitteringen som viser at garantien på vaskemaskinen ikke har løpt ut.